Сейчас многие офисные сотрудники вынуждены перейти на формат работы из дома, где-то — целыми отделами и компаниями. Как переключиться на новый формат тому, кто не привык работать удалённо? Узнать лучше у тех, кто давно работает дистанционно и управляет целыми командами «удалёнщиков» — к таким советам точно нужно прислушаться. Мы узнали у Ильи Молтянинова, руководителя направлений мобильных продуктов hh.ru, как быть. У Ильи и собственный богатый опыт работы в дистанционном режиме, и опыт управления распределёнными командами. Мы попросили его составить краткий свод полезных правил, которые помогут быстрее адаптироваться к удалённой работе.
«Я не буду описывать здесь необходимость очевидного инструментария для удалённой работы:
- выделенного ноутбука с хорошей гарнитурой (микрофоном и наушниками);
- доступности всей необходимой для работы инфраструктуры (специальных программ);
- наличие групповых чатов для общения.
Всё это важно и должно быть настроено. Также подразумевается, что у команды налажены процессы — она синхронизировано работает на ежедневной основе, у неё есть культура коммуникации. Это тоже необходимая база для того, чтобы дистанционная работа была успешной», — говорит Илья.
фото: freepik.com
Но проблемной зоной могут стать не только инструменты, но и привычки взаимодействия. Дело в том, что при переходе на дистанционный режим работы эти привычки могут сильно измениться по сравнению с теми, которые были во время работы в офисе.
Личная производительность и здоровье
Одна из главных проблем перехода на домашний режим работы — трудно настроиться на работу. Вы и ваша семья привыкли, что дома вы отдыхаете. Поэтому:
- оборудуйте дома выделенное рабочее место — это ваш переключатель «контекста», знак себе и близким, что вы в данный момент «на работе»;
- наушники с шумоподавлением — ваши друзья в сложных аудио-условиях;
- соблюдайте график (приёмы еды, физическая активность, прогулки).
Хорошо помогает поставить себе слоты недоступности прямо в календарь.
«Также помогает техника pomodoro: когда ставится таймер на 25 минут на рабочий блок, на 5 минут перерыва, и через каждые четыре блока делается перерыв подлиннее — на 15 минут. Конкретную продолжительность блоков работы и отдыха, конечно, можно подстроить под себя.
фото: REUTERS/Bernadett Szabo
Согласуйте свой график с теми, с кем вы живёте, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили. Иначе это грозит постоянным внеплановыми перескоками с рабочих вопросов на домашние. Но на подстройку уйдёт какое-то время, будьте к этому готовы, спокойно возвращайте себя и ваших близких к соблюдению договорённостей», — советует Илья.
Ещё переключению себя с режима отдыха на рабочий режим помогают разные ритуалы. Например, переодеться в «рабочую» одежду и снять её по окончании рабочего дня. Или выйти на прогулку на 10-15 минут, вернувшись — заняться рабочими вопросами.
Групповая производительность
Если вы привыкли решать рабочие вопросы на очных встречах и совещаниях или общаясь с коллегами, которые сидят в полуметре от вас, то теперь придётся перестроиться. Есть простые правила.
- Включайте видеокамеру во время созвонов. Даже групповых. Визуальный контакт так же важен, как аудиальный. Это позволяет передать гораздо больше информации и лучше сконцентрироваться.
- Если не получается в переписке решить вопрос за 10 минут (30-50 сообщений), лучше договориться о созвоне.
- Фиксируйте результаты устных договорённостей в переписке.
- Договоритесь о времени регулярных совместных онлайн-встреч команды. Ко времени встречи, обычно необходимому для решения рабочих вопросов, добавьте сверху 5-10 минут, чтобы люди обменялись приветствиями и личными новостями. Важно сохранить живое общение — это поможет всем по-прежнему чувствовать себя частью команды.
фото: freepik.com - Если вы до сих пор не пользовались онлайн-календарями, теперь самое время начать это делать: назначайте там друг другу встречи и не забывайте появляться на них вовремя. Сделайте личные календари доступными для коллег. Тогда, назначая онлайн-встречи, можно будет сразу выбирать время, удобное всем, ориентируясь на слоты в календарях.
- Во время встреч не перебивайте коллег, давайте другим возможность высказать точку зрения. Хорошо, если на групповой встрече кто-то может взять на себя роль фасилитатора.
Технические моменты
«Да, я обещал не останавливаться на очевидном инструментарии, поэтому здесь очень кратко:
- убедитесь в наличии качественных микрофона и наушников. Встроенные микрофоны не всегда хорошо работают во время созвонов;
- заранее (ещё до полного перехода на «удалёнку») убедитесь в доступности всех необходимых вам удалённых ресурсов — например, что удалённый доступ к сетевым папкам настроен правильно и работает;
- проверьте качество интернет-связи дома», — советует Илья.
фото: freepik.com
Советы для руководителей (тимлидов, продакт-менеджеров)
«При долгом режиме «удалёнки» обязательно проводите периодически с каждым членом команды созвоны один на один. Это инструмент для измерения «температуры» и реагирования на состояние команды.
Если переход на дистанционную работу затянется больше чем на месяц, то понадобится инструмент кросс-командной синхронизации. Например, Q& A-сессия (ответы на накопившиеся вопросы) с тем, кто может показать картинку компании шире: CEO, CTO, CPO и так далее (как бывает при подведении итогов квартала, только чуть чаще и с возможностью интерактива)», — советует Илья.
Иногда, чтобы онлайн-встреча прошла продуктивнее, надо сделать какой-то общий визуал. Что тут может помочь:
- используйте функцию показа экрана (screen sharing). Так можно показать и дизайн, и просто на набираемый текст. В Slack есть рисование на экране — удобно использовать, чтобы обратить внимание на конкретный обсуждаемый блок;
- инструменты по типу Miro (но на их освоение может уйти какое-то время и не факт, что будет быстрый старт и помощь);
- самый простой вариант для быстрого обсуждения — набросать блок-схему от руки на листочке, сфотографировать и прислать в чат. Как минимум, это будет опорная точка для выработки решения.
фото на обложке: freepik.com
