Сейчас многие офисные сотрудники вынуждены перейти на формат работы из дома, где-то — целыми отделами и компаниями. Как переключиться на новый формат тому, кто не привык работать удалённо? Узнать лучше у тех, кто давно работает дистанционно и управляет целыми командами «удалёнщиков» — к таким советам точно нужно прислушаться. Мы узнали у Ильи Молтянинова, руководителя направлений мобильных продуктов hh.ru, как быть. У Ильи и собственный богатый опыт работы в дистанционном режиме, и опыт управления распределёнными командами. Мы попросили его составить краткий свод полезных правил, которые помогут быстрее адаптироваться к удалённой работе.

«Я не буду описывать здесь необходимость очевидного инструментария для удалённой работы:

• выделенного ноутбука с хорошей гарнитурой (микрофоном и наушниками);
• доступности всей необходимой для работы инфраструктуры (специальных программ);
• наличие групповых чатов для общения.

Всё это важно и должно быть настроено. Также подразумевается, что у команды налажены процессы — она синхронизировано работает на ежедневной основе, у неё есть культура коммуникации. Это тоже необходимая база для того, чтобы дистанционная работа была успешной», — говорит Илья.

фото: freepik.com

Но проблемной зоной могут стать не только инструменты, но и привычки взаимодействия. Дело в том, что при переходе на дистанционный режим работы эти привычки могут сильно измениться по сравнению с теми, которые были во время работы в офисе.

Личная производительность и здоровье

Одна из главных проблем перехода на домашний режим работы — трудно настроиться на работу. Вы и ваша семья привыкли, что дома вы отдыхаете. Поэтому:

• оборудуйте дома выделенное рабочее место — это ваш переключатель «контекста», знак себе и близким, что вы в данный момент «на работе»;
• наушники с шумоподавлением — ваши друзья в сложных аудио-условиях;
• соблюдайте график (приёмы еды, физическая активность, прогулки).

Хорошо помогает поставить себе слоты недоступности прямо в календарь.

«Также помогает техника pomodoro: когда ставится таймер на 25 минут на рабочий блок, на 5 минут перерыва, и через каждые четыре блока делается перерыв подлиннее — на 15 минут. Конкретную продолжительность блоков работы и отдыха, конечно, можно подстроить под себя.

фото: REUTERS/Bernadett Szabo

Согласуйте свой график с теми, с кем вы живёте, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили. Иначе это грозит постоянным внеплановыми перескоками с рабочих вопросов на домашние. Но на подстройку уйдёт какое-то время, будьте к этому готовы, спокойно возвращайте себя и ваших близких к соблюдению договорённостей», — советует Илья.

Ещё переключению себя с режима отдыха на рабочий режим помогают разные ритуалы. Например, переодеться в «рабочую» одежду и снять её по окончании рабочего дня. Или выйти на прогулку на 10-15 минут, вернувшись — заняться рабочими вопросами.

Групповая производительность

Если вы привыкли решать рабочие вопросы на очных встречах и совещаниях или общаясь с коллегами, которые сидят в полуметре от вас, то теперь придётся перестроиться. Есть простые правила.

1. Включайте видеокамеру во время созвонов. Даже групповых. Визуальный контакт так же важен, как аудиальный. Это позволяет передать гораздо больше информации и лучше сконцентрироваться.
2. Если не получается в переписке решить вопрос за 10 минут (30-50 сообщений), лучше договориться о созвоне.
3. Фиксируйте результаты устных договорённостей в переписке.
4. Договоритесь о времени регулярных совместных онлайн-встреч команды. Ко времени встречи, обычно необходимому для решения рабочих вопросов, добавьте сверху 5-10 минут, чтобы люди обменялись приветствиями и личными новостями. Важно сохранить живое общение — это поможет всем по-прежнему чувствовать себя частью команды.

   фото: freepik.com

5. Если вы до сих пор не пользовались онлайн-календарями, теперь самое время начать это делать: назначайте там друг другу встречи и не забывайте появляться на них вовремя. Сделайте личные календари доступными для коллег. Тогда, назначая онлайн-встречи, можно будет сразу выбирать время, удобное всем, ориентируясь на слоты в календарях.
6. Во время встреч не перебивайте коллег, давайте другим возможность высказать точку зрения. Хорошо, если на групповой встрече кто-то может взять на себя роль фасилитатора.

Технические моменты

«Да, я обещал не останавливаться на очевидном инструментарии, поэтому здесь очень кратко:

• убедитесь в наличии качественных микрофона и наушников. Встроенные микрофоны не всегда хорошо работают во время созвонов;
• заранее (ещё до полного перехода на «удалёнку») убедитесь в доступности всех необходимых вам удалённых ресурсов — например, что удалённый доступ к сетевым папкам настроен правильно и работает;
• проверьте качество интернет-связи дома», — советует Илья.

  фото: freepik.com

Советы для руководителей (тимлидов, продакт-менеджеров)

«При долгом режиме «удалёнки» обязательно проводите периодически с каждым членом команды созвоны один на один. Это инструмент для измерения «температуры» и реагирования на состояние команды.

Если переход на дистанционную работу затянется больше чем на месяц, то понадобится инструмент кросс-командной синхронизации. Например, Q& A-сессия (ответы на накопившиеся вопросы) с тем, кто может показать картинку компании шире: CEO, CTO, CPO и так далее (как бывает при подведении итогов квартала, только чуть чаще и с возможностью интерактива)», — советует Илья.

Иногда, чтобы онлайн-встреча прошла продуктивнее, надо сделать какой-то общий визуал. Что тут может помочь:

• используйте функцию показа экрана (screen sharing). Так можно показать и дизайн, и просто на набираемый текст. В Slack есть рисование на экране — удобно использовать, чтобы обратить внимание на конкретный обсуждаемый блок;
• инструменты по типу Miro (но на их освоение может уйти какое-то время и не факт, что будет быстрый старт и помощь);
• самый простой вариант для быстрого обсуждения — набросать блок-схему от руки на листочке, сфотографировать и прислать в чат. Как минимум, это будет опорная точка для выработки решения.

фото на обложке: freepik.com